প্রকল্পগুলি উত্তর সরবরাহ করতে এবং সমাধানগুলি তৈরি করতে ব্যবসায়িক প্রয়োজনীয়তা এবং লক্ষ্যগুলি অর্জনের দিকে পরিচালিত করতে একটি মৌলিক উপকরণ হিসাবে জন্মগ্রহণ করে। এ কারণেই কোনও প্রকল্প অবশ্যই কোনও ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে জড়িত থাকতে হবে যা প্রয়োজন পূরণের জন্য সংজ্ঞাযুক্ত হয়েছিল, ব্যবসায়ের উদ্দেশ্য অর্জনে অবদান রাখতে পারে, হুমকি দূর করতে পারে, একটি সুযোগের সদ্ব্যবহার করে, দুর্বলতাটিকে শক্তিতে পরিণত করে, দক্ষতা উন্নত করে, প্রসারিত করে আপনার পণ্য এবং পরিষেবাদির জন্য বাজারগুলি এবং আপনার গ্রাহকদের অগ্রাধিকার অর্জন করে যা শেষ পর্যন্ত উচ্চ বিক্রয় এবং লাভের জন্য অনুবাদ করে।
যাইহোক, আমরা যে সংস্থাগুলির তাত্পর্যপূর্ণ আর্থিক সংস্থানগুলি বাতিল করে দিয়েছিল বা বাস্তবায়িত পণ্যগুলি এবং বিতরণযোগ্যগুলিকে পুনরায় করার, অভিযোজিতকরণ এবং পুনরায় কাজ করার জন্য অনেক সংস্থান ব্যয় করতে পেরেছে তাদের হতাশা সম্পর্কে আমরা কতবার শুনেছি এবং পড়েছি প্রকল্পগুলি বলেছিল যেহেতু তারা ব্যবসায়ের প্রয়োজনীয়তা এবং ব্যবহারকারীদের প্রত্যাশা পূরণ করে না যার জন্য তারা প্রণীত হয়েছিল।
এই প্রকল্পগুলির অনেকগুলি প্রথম থেকেই ধ্বংস হয়ে গেছে কারণ তারা প্রয়োজনীয়তাগুলি নির্ধারণ এবং বৈধকরণে, স্টেকহোল্ডারদের নির্বাচন করতে, এবং এসএমইগুলির প্রতিশ্রুতিবদ্ধতা এবং জড়িত থাকার ক্ষেত্রে যথেষ্ট সময় ব্যয় করেনি (বিষয়-বিষয় বিশেষজ্ঞ) ইংরেজিতে এর সংক্ষিপ্তসার জন্য) যা জরিপ, সংজ্ঞা এবং প্রয়োজনীয়তার বৈধতার সময় মৌলিক টুকরা গঠন করে।
আসুন আমরা স্মরণ করি যে এসএমইগুলি তাদের প্রতিষ্ঠানের কাজ, প্রক্রিয়া এবং পণ্যগুলির একটি উচ্চ স্তরের দক্ষতা, জ্ঞান এবং দক্ষতার সাথে কর্মী। তেমনি, স্টেকহোল্ডাররা প্রকল্পের উন্নয়নে আগ্রহী ব্যক্তি, ব্যবহারকারী বা সংস্থা হিসাবে সংজ্ঞায়িত হয়।
প্রকল্পের বাস্তবায়ন পর্ব শুরু হয়ে গেলে প্রয়োজনীয়তার ঘাটতি এবং অস্পষ্টতাগুলি সংশোধন করা অত্যন্ত ব্যয়বহুল, কারণ এতে পুনরায় কাজ, সমাধানগুলির পুনরায় নকশা, পণ্য এবং বিতরণ জড়িত; পরিকল্পনার আপডেট এবং প্রকল্পের সমস্ত নথি যা বাজেটে পরিকল্পনা বা পরিকল্পনা না করে আর্থিক, মানব ও সময় সম্পদ ব্যয় করে।
জলপ্রপাতের পদ্ধতির অধীনে পরিচালিত প্রকল্পগুলিতে এর প্রভাব বেশি হয় কারণ পদ্ধতিটি ধরে নিয়েছে যে প্রয়োজনীয়তাগুলি শুরু থেকেই স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং প্রকল্পের প্রতিযোগিতা অবধি স্থিতিশীল থাকে এবং একবার প্রকল্প শুরু হওয়ার পরে পরিবর্তনগুলি নিয়ন্ত্রণ করা, হ্রাস করা এবং যতদূর সম্ভব এড়ানো যায়। সম্ভব.
প্রয়োজনীয়তা অস্পষ্ট বা খারাপ কারণে অনেক কারণে সংজ্ঞায়িত হতে পারে:
- স্টেকহোল্ডারদের ভুল পরিচয়, অর্থাৎ তালিকাটি অসম্পূর্ণ ছিল, তারা যেগুলি সেগুলি সবই নয় বা তারা সকলেই তাদের সংস্থার ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির স্টেকহোল্ডারদের দক্ষতার স্তর, জ্ঞান, দক্ষতা নয় উপযুক্ত। প্রকল্পের সাথে স্টেকহোল্ডারদের প্রান্তিককরণ এবং প্রতিশ্রুতির অভাব কারণ তারা বুঝতে পারে যে তাদের নিজস্ব প্রক্রিয়া বা সংস্থার জন্য সুবিধাটি খুব কম বা প্রায় কিছুই নয়। সংস্থার যে সংগঠনের সাথে তারা অংশ নেয় তাদের প্রতিশ্রুতি অর্জনের জন্য সংস্থার উপর প্রভাব সামান্য মাত্রা । ব্যবসায় বিশ্লেষক এবং প্রয়োজনীয়তা বিশ্লেষকের অনভিজ্ঞতা। প্রজেক্ট ম্যানেজারের দেরীতে নিয়োগ, যা দীক্ষা প্রক্রিয়া চলাকালীন প্রকল্প লেটারে অবশ্যই নাম ও অনুমোদিত হওয়া উচিত, যাতে এটি ব্যবসায় বিশ্লেষকের (যৌথভাবে যেখানে এটি বিদ্যমান রয়েছে) এবং ব্যবসায়িক কেস এর দস্তাবেজগুলি পর্যালোচনা করে প্রয়োজনীয় বিশ্লেষকদের সাথে যৌথভাবে করতে পারে, প্রকল্পটির ন্যায্যতা পর্বের সময় সমাধানের সম্ভাব্যতা বিশ্লেষণ এবং সংজ্ঞা, এবং যা পরিকল্পনার সময় ইনপুট হিসাবে কাজ করবে।
যাইহোক, ইতিমধ্যে উল্লিখিত সমস্ত ক্ষেত্রে, দায়বদ্ধতা প্রজেক্ট ম্যানেজারের উপর পড়ে, যাঁর প্রয়োজনীয়তাগুলি সুনির্দিষ্ট হয় তা নিশ্চিত করার জন্য অবশ্যই বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে, যে প্রকল্প টিমের প্রয়োজনীয়তার একটি একক ব্যাখ্যা রয়েছে যা দ্বারা বৈধ হয়েছে এসএমই, ব্যবহারকারী এবং স্টেকহোল্ডার এবং তাদের মধ্যে যে কোনও বিরোধের শনাক্ত করতে পার হয়ে গেছে, এবং যদি তা হয় তবে এই বিরোধটি সমাধানের জন্য অন্য স্টেকহোল্ডার এবং এসএমইর সাথে এটি পরিষ্কার করুন।
এছাড়াও, প্রকল্প পরিচালককে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে প্রকল্পের দ্বারা উত্পাদিত হওয়া সমাধান, পণ্য এবং বিতরণযোগ্যতার জন্য প্রতিটি প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করা যেতে পারে। এটি হ'ল এমন একটি প্রক্রিয়া রয়েছে যা প্রতিটি প্রয়োজনীয়তা এবং এতে থাকা পণ্য বা বিতরণযোগ্যকে "ট্র্যাকিং" বা পর্যবেক্ষণের অনুমতি দেয়।
এগিল বা স্ক্রাম পদ্ধতিতে, কোনও প্রয়োজন (ব্যবহারকারীর গল্প) পরিবর্তন বা পুনরায় সংজ্ঞায়িত করা সহজ কারণ এটি ধরে নেওয়া হয় যে প্রয়োজনীয়তাগুলি পরিবর্তন হতে পারে, সেগুলি স্থির নয়, প্রয়োজন নেই যে তারা শুরু থেকেই ভালভাবে সংজ্ঞায়িত হবে, স্প্রিন্ট চক্রগুলি আরও বেশি সংক্ষিপ্ত (2 থেকে 4 সপ্তাহ), প্রতিটি স্প্রিন্ট ব্যাকলগের জন্য কয়েকটি প্রয়োজনীয়তা (স্প্রিন্টের শেষ অবধি পুরোপুরি প্রয়োগ করা যেতে পারে এমন সমস্ত কাহিনী) এবং স্প্রিন্ট পরিকল্পনার সভা চলাকালীন স্প্রিন্টের জন্য স্প্রিন্টের জন্য একটি স্পষ্টত প্রয়োজনীয়তা পিছিয়ে দেওয়া যেতে পারে (স্প্রিন্ট) পরিকল্পনা সভা)।
যাইহোক, উভয় পদ্ধতিতে স্টেকহোল্ডার এবং এসএমই দ্বারা পরিচালিত ভূমিকা এখনও মৌলিক, এবং তাদের একটি ভুল সনাক্তকরণ এবং তাদের কম প্রতিশ্রুতি ব্যবহার পদ্ধতিগুলি নির্বিশেষে প্রকল্পগুলির কার্যকারিতাকে প্রভাবিত করতে পারে, এমনকি যখন এটি সহজ মনে হয় তখনও প্রয়োজনীয়তাগুলিতে অস্পষ্টতাগুলি সমাধান করার জন্য চতুর বা স্ক্রাম পদ্ধতিটি প্রয়োজনীয়তা বা গল্পগুলি সংজ্ঞায়িত ও স্পষ্ট করার জন্য প্রয়োজনীয় সময়, তথ্য এবং ব্যবসায়ের জ্ঞান সরবরাহ করার জন্য স্টেকহোল্ডার এবং এসএমইর প্রতিশ্রুতির স্তরের উপর নির্ভর করবে; এবং সংস্থা এবং স্টেকহোল্ডারগুলিতে পণ্য মালিকের (প্রকল্প পরিচালক) প্রভাবের স্তর।
