এই নিবন্ধটি অডিট ফাইলের প্রস্তুতির জন্য বিবেচনায় নেওয়ার জন্য গুরুত্বপূর্ণ গুরুত্বের উপাদানগুলিকে আমাদের একটি সহজ উপায়ে দেখায়, কারণ এটি পরবর্তী নিরীক্ষা বা যাচাইকরণগুলি পরিচালনা করার সময় বাধ্যতামূলক পরামর্শের একটি দিক গঠন করে। ফাইলটির প্রস্তুতির জন্য মানদণ্ড এবং কৌশলগুলি সরবরাহ করার জন্য এটি একই উদ্দেশ্যে করা হয়েছে যা একই উপস্থাপনাটি একত্রীকরণের জন্য নেওয়া যেতে পারে। ঝুঁকির সম্ভাব্য প্রকাশগুলিও এই প্রক্রিয়াতে উপস্থাপিত হয়।
ভূমিকা
নিরীক্ষা হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়:
“প্রতিষ্ঠিত প্রযুক্তিগত মান এবং পদ্ধতি অনুসারে নিরীক্ষকগণ দ্বারা নিরীক্ষিত একটি নিয়মতান্ত্রিক প্রক্রিয়া, যাতে কোনও প্রযুক্তিগত, অর্থনৈতিক, প্রশাসনিক ও অন্যান্য প্রকৃতির ঘটনাবলী বা আইন সম্পর্কিত ঘটনাবলী সম্পর্কিত বিবৃতিগুলির উপর নিখরচায় প্রমাণ প্রাপ্ত ও মূল্যায়ন করে গঠিত হয়। এই বিবৃতি, বর্তমান আইনী বিধান এবং প্রতিষ্ঠিত মানদণ্ডের মধ্যে চিঠিপত্রের ডিগ্রি নির্ধারণ করুন। "
অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা হ'ল প্রশাসনের নিজস্ব ক্রিয়াকলাপগুলির স্বাধীন মূল্যায়নের দায়িত্বে একটি সরঞ্জাম হিসাবে অনুশীলন করা হয়।
ফলস্বরূপ, অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষণ অবশ্যই কোনও সংস্থার ক্রিয়াকলাপকে মূল্যায়ন এবং উন্নত করার জন্য ডিজাইন করা একটি ক্রিয়াকলাপ হিসাবে কাজ করতে হবে, পাশাপাশি এর উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্যগুলি অর্জনে অবদান রাখতে হবে; ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা, নিয়ন্ত্রণ এবং দিকনির্দেশ প্রক্রিয়াগুলির কার্যকারিতা মূল্যায়ন এবং উন্নতি করার জন্য একটি নিয়মতান্ত্রিক ও শৃঙ্খলাবদ্ধ পদ্ধতি সরবরাহ।
নিরীক্ষা পরিষেবাদিগুলির মধ্যে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষকগণ দ্বারা সম্পাদিত প্রমাণগুলির উদ্দেশ্যমূলক মূল্যায়ন অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা একটি নীতি, বিধি, মান, আইনী বিধান বা অন্যান্য আইনী প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতি অর্জনের যোগ্য করে তোলে; কোনও সংস্থা, প্রক্রিয়া, উপ-প্রক্রিয়া, ক্রিয়াকলাপ, টাস্ক বা তারা যে প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্পর্কিত সেগুলি সম্পর্কিত।
যে কোনও সুগঠিত সত্তায়, এবং ব্যবস্থাপনা নিয়ন্ত্রণ চেইনের উপর সতর্কতা বজায় রাখার জন্য, নির্ধারিত দায়িত্বগুলি সঠিকভাবে পরিচালিত হয়েছে এবং প্রতিষ্ঠিত নীতি ও পদ্ধতিগুলি যাচাই করা হয়েছে তা যাচাই করার জন্য একটি পদ্ধতিগত পর্যালোচনা এবং মূল্যায়ন প্রোগ্রাম তৈরি করা প্রয়োজন পরিকল্পনা অনুযায়ী বহন করা হয়েছে।
তদতিরিক্ত, এটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ন যে সাধারণভাবে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পর্যাপ্ত এবং নির্ধারিত পরীক্ষার মাধ্যমে তারা কার্যকরভাবে কার্যকর হয়েছে কিনা তা নির্ধারণের জন্য যোগ্য কর্মীদের দ্বারা নিয়মিত পর্যালোচনা করা হয়। বিদ্যমান পরিস্থিতিতে যদি কোনও ব্যর্থতা, ঘাটতি বা পরিবর্তন দেখা দেয়, যার কারণে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাটি অকার্যকর হয়, তবে এটি যথাযথভাবে সংশোধন করতে হবে, নতুন পরিস্থিতিতে প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলি করা উচিত।
আমাদের অবশ্যই জোর করতে হবে যে তার নির্বাহীদের পরিচালনার দ্বারা অর্পিত দায়িত্বগুলি মেনে চলার বিষয়ে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক দ্বারা তদারকি করা এবং আইন প্রয়োগ করে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাগুলির সাথে নিয়ম মেনে চলা যাচাই করা নির্বিশেষে, তাদের দায়িত্বের অংশ পর্যাপ্ত এবং সক্ষম প্রমাণ পাওয়া যা এটি সত্তার দ্বারা উপস্থাপিত অর্থনৈতিক-আর্থিক পরিস্থিতির যথার্থতার উপর রায় দেওয়ার অনুমতি দেয় এবং যার ফলাফলগুলি পর্যায়ক্রমে জারি করা আর্থিক বিবরণীতে প্রদর্শিত হয়।
আমরা বিবেচনা করি যে কোনও অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষক কেবলমাত্র তাদের যোগ্যতা এবং নৈতিক নৈতিকতা বিবেচনায় না রেখে সংস্থাটির পরিচালনার চোখ ও কান হয়ে উঠতে পারে, কারণ এটি এমন একজন কর্মকর্তা যিনি সময়ের সাথে সাথে সকলের একটি হাইকমান্ড প্রাপ্ত পরিচালনা করেন এবং সত্তা যেখানে তিনি কাজ করেন তার প্রতিটি ক্রিয়াকলাপ, যা তাকে ব্যবসায় পরিচালনার আধিকারিকদের বা তাদের পরামর্শদাতা হতে দেয়।
উন্নয়ন
পূর্ববর্তী বিষয়গুলিতে আমরা নিরীক্ষা প্রক্রিয়াটির গুরুত্ব ব্যাখ্যা করেছি এবং আমাদের মনে রাখা যাক:
“নিরীক্ষা হ'ল একটি ক্রিয়াকলাপ যা পরিষেবাগুলি সম্পাদন করতে উত্সর্গীকৃত যা নিয়মিতভাবে বিভিন্ন কাজ এবং ক্রিয়াকলাপ সম্পাদন করতে হবে যা বিকাশের জন্য মূল্য সংযোজন করে যা সাব-প্রসেসগুলির মাধ্যমে মৃত্যুদন্ড কার্যকর করা হয় যা নিরীক্ষা প্রক্রিয়াটির যৌক্তিক ধারাবাহিকতা চিহ্নিত করে therefore "অডিট ওয়ার্ক ফাইল" এর অভিন্ন রচনা এবং পর্যাপ্ত বিন্যাসের গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য, আমরা কোনও নির্ভরতার অধস্তন সংস্থাগুলির উপর পরিচালিত নিরীক্ষণগুলির ডকুমেন্টেশনের সংগঠনের গ্যারান্টি দেওয়ার জন্য কিছু কার্যকর কৌশল এবং সরঞ্জামগুলির প্রস্তাব করি the পরিষেবা অন্য একটি স্বাধীন অর্থনৈতিক অ্যাকাউন্টিং ইউনিট প্রদান।
ফাইলটি নিরীক্ষণের বিভিন্ন পর্যায়ে এবং / অথবা প্রক্রিয়াগুলির পর্যাপ্ত প্রস্তুতি এবং সম্পাদন প্রয়োজন।
নিরীক্ষা শেষ হয়ে গেলে এবং সংশ্লিষ্ট প্রতিবেদনটি প্রস্তুত হওয়ার পরে, কার্যপত্রগুলি স্থায়ী সংরক্ষণাগারভুক্ত করার জন্য সংগঠিত করা হয়, এগুলি ভবিষ্যতের নিরীক্ষায় পরামর্শ নেওয়া যেতে পারে, বা সংগঠনের অন্যান্য সংস্থা বা বিশেষকর্মী দ্বারা তদারকি করতে পারে।
সূচকে সাজানো ও তালিকাভুক্ত হওয়ার পরে, কার্যপত্রকগুলি সংরক্ষণের জন্য প্রস্তুত। একটি সন্তোষজনক স্টোরেজ পদ্ধতি হ'ল আগুন এবং চুরির মতো বিপদ থেকে রক্ষা করে এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্রগুলি দ্রুত এবং পরামর্শের সাথে খুঁজে পাওয়া যায় তা নিশ্চিত করে।
কিছু কার্যপত্রক যা অ্যাক্সেসযোগ্য নয় স্পষ্টতই অল্প ব্যবহারের জন্য, যাতে নিরীক্ষা শেষ হলে নিরীক্ষক সেই কার্যপত্রকগুলিকে ধ্বংস করতে পারে যা রিপোর্টের সাথে সম্পর্কিত কোনও তথ্য রাখে না এবং অবশ্যই কোনটি অকেজো কার্যকরী কাগজপত্র গঠন করে? । এটি অবশ্যই সাবধানতার সাথে পর্যালোচনা করার পরে সম্পন্ন হয়েছে।
কার্য রেকর্ডগুলি অবশ্যই পাঁচ বছরেরও কম সময়ের জন্য অফিসগুলিতে থাকতে হবে এবং সেই উদ্দেশ্যে নির্ধারিত প্যাসিভ ফাইলের জন্য সবচেয়ে পুরাতন রাখতে হবে। স্থায়ী ফাইল অবশ্যই সবসময় হাতের কাছে রাখা হয়। কাজের কাগজপত্র কতক্ষণ ধরে রাখা উচিত তা প্রশ্নগুলি বিতর্কগুলির সাথে সম্পর্কিত, এটি সীমাবদ্ধতার উপর নির্ভর করে যা আইনী পদক্ষেপ গ্রহণের সময়কে সীমাবদ্ধ করে এবং রাষ্ট্র এবং সংস্থার ধরণ অনুসারে পরিবর্তিত হয়। তবে একটি নিরীক্ষক নিরাপদে বলতে পারেন যে নির্দিষ্ট কার্যপত্রকের ভবিষ্যতের কোনও সম্ভাব্য মূল্য নেই।
এই উপ-প্রক্রিয়া বা পর্যায়ের মূল লক্ষ্যগুলি হ'ল, অন্যদের মধ্যে:
- সম্পর্কিত নিরীক্ষণের কার্য সম্পাদনে উত্পন্ন সমস্ত কার্য পত্রের ডকুমেন্টেশন সংগঠিত করুন:
1. অন্বেষণ
2. পরিকল্পনা
3. কার্যকর করা
4. রিপোর্ট
- নির্দিষ্ট কাজের কাগজের তাত্ক্ষণিক অবস্থানের মঞ্জুরি দিন বিভিন্ন সমস্যার যাচাইয়ের মুখোমুখি অনুসন্ধানের বিষয়ে পরামর্শের জন্য ভবিষ্যতের অডিটরদের সত্তার বৈশিষ্ট্যগুলি অধ্যয়ন করতে এবং / অথবা নির্দিষ্ট অর্থনৈতিক ঘটনা থেকে উল্লেখযোগ্য ফলাফলগুলি প্রতিটি কাগজের সূচিপত্র সনাক্তকরণ, ব্র্যান্ডগুলির ডকুমেন্টেশন সুরক্ষিত করুন চুরি, আগুনের বিরুদ্ধে নিরীক্ষা।
"রেকর্ড অফ অডিট ওয়ার্কস" সক্ষম করা হবে এমন ইঙ্গিতগুলির একটি সেটের পরে যা পূর্বে প্রকাশিত উদ্দেশ্যগুলি নিশ্চিত করে:
১. প্রতিটি পরিচালন এবং / অথবা ইউনিটের জন্য "অডিট ওয়ার্কের ফাইল" প্রস্তুত করুন, যেখানে নিরীক্ষণ পরিচালিত কার্যপত্রক নথি দায়ের করা হয়, সেগুলি আর্থিক, বাণিজ্যিক, আইটি, সিস্টেমস বা অন্যান্য থিম্যাটিক, নিয়মিত বা বিশেষ
২. প্রতিটি নিরীক্ষার এর প্রচ্ছদ বা শিরোনাম পৃষ্ঠায় ডকুমেন্টেশন চিহ্নিত করুন, যা নিরীক্ষিত সত্তার সাধারণ তথ্য, কার্য আদেশের সংখ্যা, ভারপ্রাপ্ত নিরীক্ষকের নাম, যে সঠিকভাবে গ্রুপ লিডার হিসাবে অভিনয় করেছে তার ইঙ্গিত দিয়ে থাকে কাজের শুরু এবং সমাপ্তি এবং মোট নিরীক্ষক সংখ্যা - নিযুক্ত দিন, পাশাপাশি ফলাফলের যোগ্যতা।
৩. কার্যপত্রক প্রস্তুতি, সংগঠন এবং সংরক্ষণের জন্য প্রতিষ্ঠিত পরামিতিগুলি সম্পূর্ণ করুন।
৪. অডিট শেষ হওয়ার তারিখ থেকে কমপক্ষে পাঁচ বছরের জন্য ফাইলটি সংরক্ষণ এবং সুরক্ষিত করুন।
৫. যৌক্তিক এবং কার্যকরী আদেশে ডকুমেন্টেশনকে মানীকরণ এবং সংগঠিত করার জন্য, ডকুমেন্টগুলি নিম্নলিখিত ক্রমে "অডিট ওয়ার্ক ফাইল" এ ফাইলটিতে প্রদর্শিত হবে:
- সনাক্তকারী কভার শিট ডকুমেন্টস পত্রের চিঠিপত্রের চূড়ান্ত প্রতিবেদন প্রেরণের চিঠি, কর্মীদের নিকট চূড়ান্ত প্রতিবেদন নিরীক্ষা তথ্য আইন নিরীক্ষা তথ্য আইনের অনুলিপি রিপোর্ট প্রয়োজন হয়, ভারপ্রাপ্ত নিরীক্ষক বা নিরীক্ষা গ্রুপ ওয়ার্ক অর্ডার চিঠির প্রধান দ্বারা প্রস্তুত উপস্থাপনা এক্সপ্লোরেশন পরিকল্পনা ক্ষেত্রের তদারকি কাজের ফলাফল এবং / বা টেবিল ব্যবস্থা পরিকল্পনা (নিরীক্ষা সত্তা দ্বারা উপস্থাপিত ত্রুটিগুলি নিরসনে নিরীক্ষণ) নিরীক্ষক নিয়ন্ত্রণ শিট - দিন ব্যবহৃত মিনিটের তথ্য এবং অঞ্চলগুলি দ্বারা ঘাটতি এবং লঙ্ঘনের বিশ্লেষণ বা প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কিত আইনের অধিকৃত দস্তাবেজগুলির অ্যাক্ট দখলকৃত নথিপত্র বিবরণী ফেরতের আইন (কর্মচারী দ্বারা,নিরীক্ষক দ্বারা অনুরোধ করা স্পষ্টির উপর কর্মকর্তা এবং নেতৃবৃন্দ) উত্থাপিত অভিযোগ বা চ্যালেঞ্জ সম্পর্কিত কর্মচারী, কর্মকর্তা ও নেতাদের দ্বারা ছাড়পত্র। অ্যাক্ট অফ ডেলিভারি এবং রিটার্ন অফ অডিট ফাইল ডকুমেন্টস ওয়ার্ক পেপারস।
- G বিজি ব্যালান্সশিট • ইআর আয়ের বিবৃতি Prod ইসি বিবরণ উত্পাদন এবং / বা পণ্য বিক্রয় • এজে অ্যাডজাস্টমেন্ট এন্ট্রি • এন নোটস • এজেড ডকুমেন্টেশন অ্যাকাউন্টগুলি এবং আয়োজিত চেক এবং তদন্তের সময় জড়ো হয়েছিল বিষয় দ্বারা দলবদ্ধ অন্যান্য নথি।
নিরীক্ষণের শেষ পদক্ষেপগুলি হ'ল চূড়ান্ত প্রতিবেদনের তথ্য ও বিশ্লেষণের সভা এবং পরে সনাক্ত হওয়া ঘাটতিগুলি নির্মূল করার জন্য পরিকল্পনা পরিকল্পনা প্রণয়ন, তথ্য আইন এবং ব্যবস্থাপনার পরিকল্পনার মতো উত্সযুক্ত নথিগুলি দায়ের করা হবে are ফাইলের সূচকের বিধান অনুসারে ফাইলের অবস্থান এবং পরিচালনা পরিচালনার সুবিধার্থে এবং ফাইলটি যে ফাইলগুলি তৈরি করে থাকে সেগুলির ফলোও তৈরি করতে যুক্ত করা হবে, আদেশ এবং পৃষ্ঠা নম্বর সহ নথি নিয়ন্ত্রণ নিয়ন্ত্রণ পত্রকে বিবেচনায় রেখে যে তাদের সাথে মিলে যায়।
All. পূর্ববর্তী ফাইলটির ডকুমেন্ট কন্ট্রোল শীটে অর্ডার থেকে ফাইলটি তৈরি করা সমস্ত নথির প্রতিটি পৃষ্ঠায় একটানা গণনা করা হয়, এবং এই নম্বরটি অনুসরণ করে একটি তির্যক স্থাপন করা হয় এবং শেষ নথির সাথে সম্পর্কিত যে সংখ্যাটি তৈরি করে প্রসিডিংস।
পি / টি বিষয় দ্বারা সংগঠিত হয় এবং অবশ্যই নিরীক্ষণের সাধারণ দিকগুলি সম্পর্কিত ডকুমেন্টগুলি রেখে কাজের বিকাশের যৌক্তিক আদেশ অনুসরণ করতে হবে।
পি / টি কলামার শীট দিয়ে তৈরি, এমনভাবে ভাঁজ করা হয় যাতে তাদের সনাক্তকরণ সহজ হয়।
প্রতিটি ফাইলের কভার থাকে, যা উপরের কেন্দ্রে শিরোনাম: অডিট ফাইল এবং পরবর্তী লাইনগুলিতে এবং বিভিন্ন ফাঁকে এটি উন্মোচিত হয়:
- শ্রেনী। কার্য আদেশ নম্বর নিরীক্ষিত সত্তার দেহটির নাম যা এটি অধস্তন হয় নিরীক্ষার প্রকার নিরীক্ষণের প্রারম্ভিক এবং শেষ তারিখ অংশগ্রহণকারী নিরীক্ষক এবং তাদের অবস্থানসমূহ।
ফাইলগুলি কার্যকর করা নিরীক্ষণের নিবন্ধের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রণ করা হয়।
ফাইলগুলি সম্পর্কিত ওয়ার্ক অর্ডার সংখ্যা অনুসারে ফাইল করা হয় এবং নিরীক্ষণের সমাপ্তির তারিখ থেকে পাঁচ বছরের জন্য সুরক্ষিত থাকে। যদি নির্ধারিত মেয়াদের মধ্যে একটি নতুন অডিট সম্পাদিত না হয় তবে অন্য অডিট সম্পাদনা না হওয়া পর্যন্ত ফাইলগুলি অবশ্যই রাখতে হবে।
নিরীক্ষণ ফাইলগুলি যা তাদের শ্রেণিবদ্ধকরণের কারণে বিশেষ সংরক্ষণের প্রয়োজন, প্রতিটি মামলার বিধান অনুযায়ী বিশেষভাবে দায়ের করা হয়।
রাজ্য গোপন আইনের বিধান এবং এর বিধি বা অন্যান্য আইনী বিধান অনুসারে নিরীক্ষণ অনুযায়ী অডিট ফাইলটি শ্রেণিবদ্ধ করা হয়। যে শ্রেণি বা শ্রেণিবিন্যাস দেওয়া হয় তা প্রতিটি ফাইলের কভারের উপরের ডান প্রান্তে রেকর্ড করা হয়, যেখানে অনুলিপিটির সংখ্যা এবং প্রতিটি শীটের সংখ্যাটিও রেকর্ড করতে হবে।
এই দস্তাবেজগুলি ব্যবহার এবং গন্তব্যের উপর নির্ভর করে মূল বা ফটোকপি হতে পারে।
উপরোক্ত দলিলগুলি দিয়ে তৈরি ফাইলগুলি সাংগঠনিক ইউনিটের একচেটিয়া ব্যবহারের জন্য যা কাজটি চালিয়েছিল এবং তাদের অ্যাক্সেস করতে হবে এটি তার উচ্চ স্তরের বা মন্ত্রকের নিজেই অন্য কোনও কর্তৃপক্ষের দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে।
নথি নিয়ন্ত্রণ পত্রক
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল শিটের অডিট ফাইলের মধ্যে নথির অবস্থানের সুবিধার জন্য এবং একই সাথে, এর মধ্যে কোনও অনুপস্থিত রয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করতে দ্বৈত উদ্দেশ্য রয়েছে।
এটি অডিট ফাইল তৈরি করে এমন সমস্ত দস্তাবেজ এবং বিষয় তালিকাভুক্ত করে এবং এর একটি অনুলিপি ফাইলটির প্রথম পৃষ্ঠা হিসাবে স্থাপন করা হয় যা ফাইলটি তৈরি করে।
Responsable:
ফাইলটি গঠিত হবে:
- ভারপ্রাপ্ত নিরীক্ষক
মানক:
ফাইলটি ফাইল ফোল্ডারটি গঠন করবে যা সম্পর্কিত কাগজগুলির সমস্ত ডকুমেন্টেশন যুক্ত অডিটের কার্যকারিতা থেকে উত্পন্ন:
১. অন্বেষণ
২. পরিকল্পনা
৩.
কার্যনির্বাহ ৪. রিপোর্ট ("কার্যনির্বাহী" সংক্রান্ত প্রকাশনাতে থাকা কার্যপত্রকসমূহ)
ঝুঁকি:
নিরীক্ষা শেষ করার পরে, নিরীক্ষার সমীক্ষার পরে প্রাপ্ত নিরীক্ষার সাথে সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশনগুলি নিরীক্ষকের রিপোর্টে উপস্থিত হওয়া সিদ্ধান্তগুলির প্রমাণ ও প্রমাণাদি গঠনকারী কার্যপত্রকগুলি অন্তর্ভুক্ত করে ”। এটি যৌক্তিক যে তাদের আদেশ দেওয়া হয়েছে এবং দায়ের করা হয়েছে এবং এটি ঘটতে পারে যে এর বিকাশে কিছু উচ্চ-ঝুঁকিপূর্ণ ক্রিয়াকলাপগুলির মুখোমুখি না হলে বাধ্যবাধকতা রয়েছে which
১. নিরীক্ষকের কাছে এমন সমস্ত প্রমাণ নেই যা পর্যায়ের প্রতিটি স্তরের বিকাশকে সমর্থন করে।
২. অডিট কাজের কাগজপত্র প্রস্তুত করতে ব্যর্থতা।
৩. বহির্মুখী কাজের পরিপূর্ণতা
৪. কাজের কাগজপত্র দাখিলের অপ্রতুল সংগঠন।
৫. তৃতীয় পক্ষের প্রতিবেদন এবং পরীক্ষার সাথে চিঠিপত্র যাচাই করতে অসম্ভবতা।
