প্রক্রিয়াগুলি সেগুলি যা আমাদের একটি "টেমপ্লেট" রাখার অনুমতি দেয় যা প্রকল্পের সাথে জড়িত লোকদের জন্য গাইড হিসাবে কাজ করে এবং তদতিরিক্ত, প্রকল্পগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ প্রতিটি অবদান বজায় রাখে; এই সমস্ত যাতে একবার পরিচালিত হয়ে যায়, পরিচালনা দল - এবং ক্ষেত্র বা "অপারেশনাল" টিম - তারা কী করেছে এবং কীভাবে এটি করেছে তা বুঝতে।
অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি বিকাশের জন্য এবং শিখানো পাঠের ধন উপার্জনের জন্য এটি একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, এটি গোষ্ঠীর মনোবলের জন্য সহায়ক বলে গণনা ছাড়াই, কারণ এর সদস্যরা কেবল প্রতিটি দলের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা হয় তা জানেন না, তবে এটি কীভাবে তা বুঝতে পারেন বিতরণ এবং কার্যগুলি একটি পরিণতি অর্জন করতে এবং অন্যান্য দলগুলি কীভাবে তাদের কাজের অংশটি করে তা একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে।
এটি উল্লেখ করার মতো যে একটি দল দ্বারা ব্যবহৃত প্রক্রিয়াগুলি কেবল প্রকল্প পরিচালনায় ব্যবহৃত জ্ঞানের ক্ষেত্রে সীমাবদ্ধ নয়; এগুলিতে অ্যাক্সেসযোগ্যতার সমস্যা থেকে শুরু করে, ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে বা সিস্টেম কোডগুলি নিয়ে ডকুমেন্ট তৈরি করা, প্রকল্পের সময়সূচি আপডেট করা, সিস্টেমের কার্যকারিতা পরীক্ষা করা এবং অন্যান্য অনেকগুলি কাজ করা আবশ্যক। কোনও প্রকল্প উপলব্ধির সময় বিকাশ করুন, এমনকি যখন তারা প্রকল্পের নির্দিষ্ট সরবরাহযোগ্যতার সাথে সরাসরি যুক্ত না হয়। অবশ্যই, এমন সংস্থাগুলিও থাকবে যেখানে নতুন প্রক্রিয়া তৈরির জন্য একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠিত হয়… তবে এটি কিছুটা আমলাতান্ত্রিক বা অতিরঞ্জিত হতে পারে - এবং এমনকি এটি প্যাথলজিকাল-ও হতে পারে; যাইহোক, প্রতিটি সংগঠন এমন একটি বিশ্ব যা তার নিজস্ব নিয়মের অধীন পরিচালিত হয়।
কোনও প্রকল্পে কতগুলি এবং কী প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহৃত হয় তা নির্বিশেষে, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি তাদের ক্রমাগত মূল্যায়ন করা। যদি নির্ধারিত লক্ষ্যগুলি পূরণ না করা হয় তবে খুব অল্প পরিমাণে হলেও প্রক্রিয়াগুলি পর্যালোচনা করা দরকার এবং এই দায়বদ্ধতা প্রকল্প পরিচালনা দলের উপর পড়ে। আমাদের নিশ্চিত করতে হবে যে প্রক্রিয়াটি পরিমার্জিত হয়েছে যাতে এটি বর্তমান প্রকল্প এবং ভবিষ্যতের প্রকল্প উভয়েরই উপকার করে। প্রাথমিকভাবে, আমরা যে প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করছি তার সাথে আমাদের অবশ্যই সর্বদা নিখুঁত এবং উদ্দেশ্যমূলক হতে হবে। যদি কোনও প্রকল্পে এবং বিশেষত কার্যকরভাবে ইতিমধ্যে কার্যকরকরণের পর্যায়ে রয়েছে এমন কোনও ক্ষেত্রে পরিবর্তন আনার প্রয়োজন হয়, তবে আমাদের প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে এবং বুঝতে হবে যে এটি বহন করতে হবে (বা বহন করা উচিত,যদি এতে বেশ কয়েকটি পরিবর্তন জড়িত থাকে), অত্যন্ত সাবধানতার সাথে এগিয়ে যান কারণ আমরা অপরিচিত ভূখণ্ডে আছি - আমাদের প্রক্রিয়াটি কতটা ভালভাবে শিখেছে বা আমরা এটি কতবার চালিয়েছি তা বিবেচ্য নয়… পরিবর্তনগুলি এটিকে একেবারে নতুন কিছু করে তুলতে পারে।
তবে, সম্ভাব্য ঝুঁকি এবং যে কাজটি করতে হবে তা উভয়ই হ্রাস করতে, আমরা আপনাকে পরামর্শ দিচ্ছি যে আপনি এই পাঁচটি পদক্ষেপ বিবেচনা করুন যা আপনাকে নিশ্চিত হতে সাহায্য করবে যে আপনি আপনার প্রক্রিয়াগুলি খুব যত্ন সহকারে মূল্যায়ন করছেন এবং দক্ষতার সাথে প্রয়োজনীয়তা সংশোধন করছেন, অবহেলা না করেই। যে কোনও সময় সাবধানতা। এই পদ্ধতিতে, প্রকল্প দলগুলি এগুলি গ্রহণ করতে পারে এবং এগিয়ে যেতে পারে কারণ তাদের এখন উন্নত প্রক্রিয়া রয়েছে।
পদক্ষেপ 1: মূল্যায়ন করুন
প্রক্রিয়াটি কী ভুল? সাবধানতার সাথে তাকান এবং বিশদগুলিতে মনোযোগ দেওয়া যে প্রথম নজরে জায়গার বাইরে থাকে, আমাদের প্রথম কাজটি করা উচিত যেখানে আমাদের এমন জিনিসগুলি রেকর্ড করা উচিত যেখানে আমাদের কাজ করা বা প্রক্রিয়াটি বাধাগ্রস্ত করে না। এখন, কাউকে পরিপূর্ণ বা কালো থ্রেডটি পুনরায় আবিষ্কার করা উচিত নয়, এটি উল্লেখ করা কোনও ডকুমেন্টকে খুব কম ফেলে দেওয়া উচিত… কারণ এটি করার সঠিক সময় নয়। যদি প্রকল্পটি চলমান থাকে তবে সম্ভাবনা রয়েছে পর্যাপ্ত সময় বা সংস্থান নেই - এবং সম্ভবত সম্ভবত দুটিই নেই - প্রক্রিয়াটিকে পুরোপুরি নতুন করে ডিজাইন করতে। অতএব অতিরিক্ত ক্লান্তিকর না হওয়ার জন্য, মূল্যায়নের ক্ষেত্রে যে উপাদান বা উপাদানগুলি সমস্যা দিচ্ছে, যেগুলি প্রক্রিয়াটির মধ্যে "ক্ষতিগ্রস্থ" হয়েছে তা এখন অবধি পরিচালিত হয়েছে সেদিকে দৃষ্টি নিবদ্ধ করা উচিত। অবশ্যই,প্রক্রিয়াটির এই নির্দিষ্ট অংশটি প্রকাশ করতে টিম সদস্যদের মধ্যে আরও গুরুতর গবেষণা ও আলোচনা হতে পারে; তবে একবার আমরা যে আইটেমটি কাজ করছে না তা সনাক্ত করে ফেলেছি, তারপরে প্রকল্প নেতা তা নির্ধারণ করতে পারবেন না কেন। আমরা মনে করি যে প্রক্রিয়াটির ইতিহাস পর্যালোচনা করা আমাদের মূল্যায়নের বিকাশের সময় আগ্রহ এবং উপযোগী হবে; কেন এটি তৈরি করা হয়েছিল তা কেন প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল তা জানা আমাদের এটি বুঝতে সাহায্য করতে পারে যে এটি 100% কাজ করছে না বলে মনে হয়। যদিও এটি সত্য যে অংশটি কাজ করছে না, সম্ভবত এটি পুরো প্রক্রিয়াটির একটি ছোট্ট অংশ, এটি ধারণা করা যুক্তিসঙ্গত যে এর আগে এবং পরে আরও কিছু পদক্ষেপ থাকবে - যা পরিবর্তনগুলি দ্বারা প্রভাবিত হবে এবং এই কারণেই,আমাদের মূল্যায়নের সময় এগুলিও আমলে নিতে হবে।
পদক্ষেপ 2: প্রতিক্রিয়া পান এবং এটি রেকর্ড করুন
ঠিক আছে, এখন যেহেতু আমরা প্রক্রিয়াটি মূল্যায়ন করেছি এবং প্রক্রিয়াটির যে পদক্ষেপগুলি আমাদের পরিবর্তনের প্রয়োজন তা চিহ্নিত করেছি, প্রকল্প নেতা হিসাবে আমাদের সমস্যা সমাধানের জন্য কী করা যেতে পারে সে সম্পর্কে প্রকল্প দল এবং কিছু বিষয় বিশেষজ্ঞের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া এবং পরামর্শের জন্য অনুরোধ করা উচিত। । যদি কোনও প্রক্রিয়া পরিবর্তন করা হয়, তবে এটি ব্যবহার করা লোকদের কী সর্বোত্তম কাজ করতে পারে সে সম্পর্কে তাদের মতামত দেওয়া উচিত, কারণ তারা কী কাজ করতে পারে এবং কোনটি কার্যকর হবে না তা নিশ্চিত করার জন্য তথ্যের উত্স source প্রক্রিয়াটি পর্যালোচনা করার জন্য এই ধারণাগুলি গুরুত্বপূর্ণ, যদিও অনেক সময় এটি সম্পাদনকারী লোকেরা পুরো ছবিটি দেখতে না পারা যায় - বিশেষত যদি প্রক্রিয়াটির কিছু অংশ প্রকল্পের মধ্যে অন্যান্য সংস্থান বা দলগুলির সাথে ছেদ করে এবং,এর পর থেকে "জেনারেটর" দলের সদস্যরা তার পথ হারিয়ে ফেলেন। সুতরাং প্রকল্প নেতার উচিত এই প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করা এবং খুব সাবধানে এটি পরীক্ষা করা যাতে তারা একটি বৈধতাযোগ্য পর্যালোচনা তৈরি করতে পারে।
পদক্ষেপ 3: স্কেচ
এটি সেই মুহুর্তে আমরা পেন্সিলগুলিকে কাজ করার জন্য রেখেছিলাম এবং পরিবর্তনের পরিস্থিতিগুলি তৈরি করতে শুরু করি। পরিকল্পিত পরিবর্তনটি যে প্রভাব ফেলতে পারে তার প্রতিটি বিবেচনার জন্য আমাদের বিশেষ মনোযোগ দিতে হবে। যে পরিবর্তনগুলি করা হয়েছে তার পুরো রেকর্ড রাখাও খুব গুরুত্বপূর্ণ, যাতে প্রক্রিয়াটি চালিত লোকেরা সহজেই তাদের দেখতে পায়। কোনও "রেফারেন্স টেবিল" বা "দ্রুত গাইড" তৈরি করা প্রয়োজন হতে পারে কারণ এই পরিবর্তনগুলি যোগাযোগ করার জন্য এবং অন্যদের সেগুলি ব্যবহার করতে সহায়তা করার জন্য এবং ম্যানেজমেন্ট অফিস দ্বারা নির্ধারিত প্রক্রিয়াটির মধ্যে থাকতে সক্ষম হওয়ার জন্য এটি একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম। প্রকল্পগুলির (পিএমও) তবে, আমাদের আপনাকে সতর্ক করতে হবে: স্কেচিং বিচ্ছিন্নভাবে এবং শক্তভাবে করা যায় না।কী পরিবর্তন করা যেতে পারে সে সম্পর্কে মতামত এবং ধারণা যেমন পেয়েছিল, এই পদক্ষেপে উত্পন্ন নথির বিষয়ে নির্দিষ্ট প্রতিক্রিয়া গ্রহণ করা প্রয়োজন এবং এছাড়াও, মতামত প্রত্যক্ষ ব্যবহারকারীর এবং যাদের দেখা যেতে পারে তাদের উভয়েরই হওয়া উচিত একরকম বা অন্যভাবে প্রক্রিয়াতে জড়িত।
পদক্ষেপ 4: যোগাযোগ করুন
স্কেচটি একবার চূড়ান্ত খসড়া হয়ে উঠেছে - যেহেতু আমরা এটি সর্বাধিকতে পালিশ করেছি - তখন প্রকল্প নেতার উচিত তার দলের সাথে যোগাযোগ করা উচিত যে একটি সংশোধিত প্রক্রিয়া রয়েছে। কার্যকর প্রয়োগের আগে এটি করা উচিত, তবে আমরা পরামর্শ দিচ্ছি এটি খুব তাড়াতাড়ি না করা উচিত। কেন? ঠিক আছে, আমাদের যুক্তি হ'ল আমরা যদি এটি আগে থেকে ভাল করে করি তবে আমরা তাদের সাথে যোগাযোগের চেষ্টা করছি এমন গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ভুলে দলের ঝুঁকি নিয়ে চলি। এই যোগাযোগের সরাসরি হওয়া উচিত এবং কেবলমাত্র প্রক্রিয়া পরিবর্তন সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য থাকা উচিত। যুক্ত করার মতো আর কিছুই নেই, সর্বোপরি, দলটি ইতিমধ্যে জানে যে কীভাবে এবং কীভাবে পরিবর্তনগুলি করা হয়েছিল, পাশাপাশি তারা যে সাধারণ প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করে এবং তার উদ্দেশ্য সম্পর্কিত সমস্ত কিছুই; এই সমস্ত কারণে,সাফল্যের সাথে তাদের কেবল বুঝতে হবে যে তারা যে কাজ বা কার্য সম্পাদন করে তার মধ্যে কী পরিবর্তন হচ্ছে। তদুপরি, আপনাকে স্টেকহোল্ডার এবং এক্সিকিউটিভদের সাথেও যোগাযোগ করতে হবে, যেহেতু উন্নতি হচ্ছে এবং কীভাবে তারা পুরো প্রকল্পটিকে উপকৃত করবে সে সম্পর্কে তাদেরকে যুগোপযোগী করে আনা জরুরি।
পদক্ষেপ 5: বাস্তবায়ন
শেষ পদক্ষেপটি হ'ল সংশোধিত প্রক্রিয়া চালু করা। যাইহোক, এটি লক্ষ করা উচিত যে এটি শুরু করার আগে এটি "অফিসিয়াল অনুমোদনের" প্রয়োজন খুব সম্ভব, তাই যত তাড়াতাড়ি সম্ভব এটি অবশ্যই পাওয়া উচিত যাতে প্রকল্পের কাজটি দেখা না যায় বিলম্বিত, বাধা বা আটকানো। আদর্শভাবে, এই মুহুর্তে, সমস্ত বিবরণ coveredেকে দেওয়া হয়েছে এবং সংস্থানগুলি প্রস্তুত রয়েছে এবং সংশোধিত প্রক্রিয়াটি বাস্তবায়নের জন্য কেবল ইমেল প্রেরণ বা কলিংয়ের মতো সাধারণ কাজ করা প্রয়োজন। এমন বোর্ডে যেখানে সমস্ত প্রাসঙ্গিক সংস্থানগুলি অবহিত করা হয় যে তারা এটি ব্যবহার শুরু করতে পারে।
একবার এই সমস্ত হয়ে গেলে, প্রকল্পের নেতারা এই প্রকল্পটি যতটা সম্ভব উন্নত হচ্ছে এই আশ্বাসের সাথে স্বাচ্ছন্দ্যে কিছুটা সময় নিতে পারেন… যতক্ষণ না অন্য কেউ নির্দেশ না করে যে প্রক্রিয়াটির একটির অন্য অংশ রয়েছে যা কাজ করছে না ।
প্রক্রিয়াগুলি মূল্যায়নের জন্য একটি প্রক্রিয়াটির অস্তিত্ব সম্পর্কে আমরা শুরুতে যা উল্লেখ করেছি তা এখন পর্যন্ত এতটা শোনাচ্ছে না, তাই না?
